“Ho poco tempo”, “non faccio in tempo”, “non ho tempo”, “è finito il tempo”. Quante volte lo hai detto? Il tempo è la risorsa più preziosa ed anche la più scarsa della vita contemporanea: non abbiamo tempo libero e non ne abbiamo abbastanza per terminare un lavoro che ha una scadenza improrogabile.
Imparare a gestire il tempo permette ad ognuno di noi di vivere più serenamente il proprio lavoro ma anche di avere più ore da dedicare alla famiglia o ad una passione.
Il time management ci aiuta quindi a “non perdere tempo”, a non sprecare un solo istante della giornata ottimizzando ogni minuto al massimo.
Nessuno stress, si tratta in realtà di un metodo che ti aiuterà a lavorare con maggiore tranquillità: vediamo in cosa consiste e perché imparare a gestire il tempo è così importante.
Time management cos’è
Ottimizzare i tempi è il risultato di un processo di pianificazione ed organizzazione definito time management. Con questa espressione si intende letteralmente “gestione del tempo” e comprende anche il controllo dell’investimento temporale in una determinata attività.
Fare time management significa impiegare ogni minuto a disposizione in maniera estremamente produttiva ed efficace. In ambito aziendale è sempre crescente l’attenzione verso questa capacità poiché essere in grado di organizzare il proprio lavoro, riducendo gli sprechi di tempo, significa potenziare il risultato.
Non solo, attraverso il time management è possibile individuare tutte le criticità che determinano una dilatazione infruttuosa delle tempistiche.
Oltre ad ottimizzare il tempo, il time management determina anche una ottimizzazione dell’organizzazione e del flusso lavorativo nel suo complesso, rivelandosi un eccellente strumento di gestione aziendale.
Tutta questione di priorità
Fin qui appare chiaro l’aspetto teorico, vediamo ora come gestire il tempo nella pratica: alla base del team management ci deve essere l’individuazione delle priorità.
Stabilire quale sia la prima cosa da fare non è sempre semplice ma aiuta a comprendere meglio il lavoro che si vuole fare ed è un modo efficace per organizzare anche tutte le fasi successive.
La matrice di Eisenhower è uno degli strumenti attraverso i quali si può dare un ordine di importanza alle attività. Detta anche matrice urgente/importante, la tabella permette di “incasellare” ogni azione secondo questi due parametri che danno vita a quattro diverse combinazioni:
- Urgente e Importante
- Urgente e Non importante
- Non urgente e importante
- Non importante e Non urgente
Questo primo passo permette di sviluppare buone capacità decisionali e di pianificazione e consentirà di dedicare il giusto tempo ad ogni azione in base alla sua priorità nel progetto complessivo.
La piramide della produttività
La matrice non è l’unico strumento utile per un buon time management, può venirci in soccorso anche la piramide della produttività. Il concetto alla base afferma che, affinché le attività vengano svolte in maniera produttiva, non possano essere eseguite in maniera casuale.
A parlare della piramide per la prima volta è Hyrum Smith nel suo libro “Le 10 leggi naturali del successo nella gestione del tempo e della vita”, essa comprende 4 livelli:
- Governing Values
- Long-Term Goals
- Short-Term Goals
- Daily Tasks
In italiano potremmo definirli “Valori dominanti”, “Obiettivi a lungo termine”, “Obiettivi a breve termine” e “Compiti quotidiani”.
I valori sono le fondamenta su cui è costruire l’intera piramide e quindi possono essere i principi personali o la mission aziendale. Gli obiettivi a lungo termine devono corrispondere ad ognuno dei valori individuati e per ognuno di loro andranno poi identificati anche quelli a breve.
Infine, si giunge alla punta della piramide: come questi obiettivi si traducono in compiti giornalieri ai quali dovremmo poi assegnare un livello di priorità.
Personal skills per un’ottima gestione tempo
Nella gestione del tempo e nel rispettare la pianificazione diventa determinante la capacità di stabilire confini netti con le persone che ti circondano.
Saper dire di no è una delle skill più importanti nella gestione del tempo: opporsi a chi vuole delegarti compiti o coinvolgerti in progetti e attività che non sono la tua priorità, è l’unico modo per rispettare la tua tabella di marcia.
Ricorda, infatti, che il multitasking non è una buona strategia di gestione del tempo: fare troppe cose contemporaneamente limita il lavoro in corso, disperde le energie e ritarda gli obiettivi prefissati.
In questa ottica si colloca un’altra abilità, quella di riuscire a delegare mansioni e compiti. Delegare significa sfruttare le ore degli altri ed è un passo molto importante per diventare un maestro nella gestione del tempo. Sviluppare questa capacità permette di concentrarsi sulle attività di più alto valore liberandosi di tutto il resto. La delega va dunque vista come un vero e proprio percorso di specializzazione.
Infine, è del tutto inutile organizzare ogni attività se il programma non viene rispettato diligentemente: l’utilizzo regolare degli strumenti di pianificazione del tempo è la conditio sine qua non per raggiungere gli obiettivi prefissati.
Gestire le urgenze, il corso A me è successo
A me è successo si occupa di sviluppare le competenze trasversali, cosiddette soft skills, di imprenditori e manager fornendo loro strumenti per potenziare il proprio lavoro.
Il corso Time management di A me è successo con Davide D’Alessio, autore, imprenditore e coach, nasce per raggiungere obiettivi come:
- prendere consapevolezza delle proprie modalità automatiche di gestione del tempo;
- gestire le interferenze e le interruzioni che ostacolano il raggiungimento degli obiettivi aziendali;
- saper individuare le priorità.
“Gestire le urgenze” è la mission del corso che si sviluppa interamente on line con momenti interattivi come le sperimentazioni individuali e di gruppo. I temi trattati vanno dalla autovalutazione del proprio approccio alla pianificazione, all’analisi dei cosiddetti “ladri di tempo” come le priorità confuse, la procrastinazione, l’indecisione o l’incapacità di delega.
Verranno forniti strumenti pratici per l’organizzazione del tempo, come agenda e “to do list”, facendo ricorso a tutte le opportunità che la tecnologia offre.
Allo stesso tempo, i corsisti apprenderanno l’importanza del diritto alla disconnessione per ottimizzare il proprio tempo e come sviluppare una comunicazione efficace ed assertiva per spendere al meglio anche il tempo relazionale.
Time management punti di forza
Quando le deadline ci appaiono troppo ravvicinate, le richieste dei clienti sembrano sopraffarci e il raggiungimento del target aziendale ci impone ritmi serrati, è arrivato il momento di imparare a gestire il tempo.
Un corso di time management permette di organizzare al meglio orari, priorità e scadenze, sia attraverso l’adozione di processi che di strumenti funzionali, preservando e migliorando le relazioni con il team.
Portare a termine i compiti fondamentali senza perdersi in attività secondarie e svolgere più compiti nello stesso tempo sono tra i punti di forza del time management.
Il tempo dedicato, in proporzione all’importanza dell’azione, permette di lavorare in maniera focalizzata e più precisa e con la mente più sgombra da inutili preoccupazioni.
Avere un planning, inoltre, potenzia la performance anche grazie alle pause, che il time management deve prevedere, e che danno respiro alla mente.
Perché fare time management?
Vivere e lavorare al meglio è il sogno di ognuno di noi, il time management ti offre di sviluppare la tua capacità di gestione del tempo per fronteggiare ansia e stress.
Il crescente sovraccarico informativo e la connettività continua, che le nuove tecnologie hanno imposto, non permettono di individuare facilmente le attività a cui dare importanza e quelle da rimandare o delegare.
Siamo costantemente bombardati da messaggi e richieste che non conoscono orari, ecco perché diventa fondamentale sviluppare l’assertività, pretendere il rispetto dei propri tempi, stabilire una chiara tabella di marcia.
Focalizzarsi su come utilizzare al massimo il tempo a disposizione non significa velocizzare, bensì convogliare tutte le energie su un’attività alla volta.
Apprendendo le tecniche di time management potrai gestire al meglio le urgenze quotidiane e difenderti dalle insidie delle distrazioni.
Gestire il tempo per avere successo
Sapere come gestire il tempo è la chiave del successo professionale e personale. Basta portare il lavoro a casa, basta weekend davanti al pc o giornate passate allo smartphone. Imparando a pianificare correttamente azioni e tempi riuscirai a ritagliarti dei momenti per te, un tempo davvero libero da preoccupazioni e incombenze.
Riuscirai a raggiungere i tuoi obiettivi in maniera puntuale e precisa trovando anche il tempo necessario a portare avanti altri progetti.
Il team management è un’ottima combinazione tra capacità personali e abilità pratiche supportato da strumenti (in gran parte informatici) e tecniche di pianificazione.
Compito del nostro corso è aiutarti a comporre questo mix in maniera proporzionata e consapevole: attraverso una guida attenta e una messa in pratica immediata dei principi trasmessi, imparerai in breve a gestire il tuo tempo.
Se vuoi dare una svolta alla tua vita e alla tua professione iscriviti al corso di time management, compila il modulo per richiedere informazioni.